民法典系列（十） | 民法典背景下，企业如何正确处理职工个人信息？

众所周知，中华人民共和国第一部以法典命名的法律---《民法典》将于2021年1月1日起正式施行，虽然《民法典》与《劳动法》、《劳动合同法》等法律是一般法与特别法的关系，而通常特别法优于一般法，但是《民法典》的施行对企业人力资源管理、对劳动用工仍然产生了重要影响，尤其是人格权一编，其中关于个人信息保护问题被提到一个新的高度。

在日常管理过程中，企业因为用工管理需要，常常会采集员工的很多个人信息，那么，在《民法典》即将施行的背景下，企业应当如何在保障用工自主权的同时，又能正确处理好职工个人信息呢？

【《民法典》条款】

第一百一十一条　自然人的个人信息受法律保护。

任何组织或者个人需要获取他人个人信息的，应当依法取得并确保信息安全，不得非法收集、使用、加工、传输他人个人信息，不得非法买卖、提供或者公开他人个人信息。

第一千零三十四条  自然人的个人信息受法律保护。

个人信息是以电子或者其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人的各种信息，包括自然人的姓名、出生日期、身份证件号码、生物识别信息、住址、电话号码、电子邮箱、健康信息、行踪信息等。

个人信息中的私密信息，适用有关隐私权的规定；没有规定的，适用有关个人信息保护的规定。

第一千零三十五条 处理个人信息的，应当遵循合法、正当、必要原则，不得过度处理，并符合下列条件：

（一）征得该自然人或者其监护人同意，但是法律、行政法规另有规定的除外；

（二）公开处理信息的规则；

（三）明示处理信息的目的、方式和范围；

（四）不违反法律、行政法规的规定和双方的约定。

个人信息的处理包括个人信息的收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开等。

【劳动法律相关条款】

《劳动合同法》第八条　用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明。

《劳动合同法实施条例》第八条  劳动合同法第七条规定的职工名册，应当包括劳动者姓名、性别、公民身份号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。

此次《民法典》将个人信息的范畴以及个人信息的处理均做了清楚的规定，而通过上述《民法典》与劳动法律相关条款的对比，可以明确企业是有权获取职工个人信息的，至于收集的范围以及获取后如何合法合规的处理，这是企业需要慎重考虑的问题。

律师提示

1、在招聘与录用阶段：

收集信息时避免使用欺骗、诱导或者强迫的手段；针对未被录用的人员，应当及时返还简历、匿名化处理或删除有关信息；招聘过程中告知应聘人员对应聘过程中收集到的信息的处理规则，同时在《应聘登记表》中注明具体处理规则、“本人自愿提供以上信息”、“同意用人单位按照《应聘登记表》中注明的方式对相关信息进行处理”等内容，并由应聘人员签字确认。

2、在劳动合同订立及履行阶段：

应建立员工信息存储的管理制度，明确责任部门和责任人，杜绝非法买卖、提供或公开员工个人信息的行为；应在签订劳动合同时书面告知员工单位关于个人信息处理的规则，处理信息的目的、方式和范围以及单位可能在哪些情况下使用员工个人信息，由员工签字确认并对单位使用员工个人信息的范围进行授权。

3、在劳动合同解除阶段：

应及时删除或者销毁超过两年保存期限的离职员工个人信息，在销毁的过程中不能将载有员工个人信息的资料当做废品进行出卖，避免造成员工个人信息泄露的后果。用人单位应该在员工离职时书面告知单位处理离职员工个人信息的规则，并由员工签字确认。

总结

《民法典》的出台可以看出国家对于个人信息的保护力度越来越高，同时法治建设的不断进步也使得职工的维权意识越来越强，因此企业在处理职工个人信息时应当尽到审慎管理的义务，既要合法又要合理，从而更好的维护企业与职工之间的劳动关系。